33
PENERAPAN APLIKASI ARTERI UNTUK KEGIATAN ALIH MEDIA ARSIP DI KANTOR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SUNGAI PENUH
Gian Kurniadi
1
, Elva Rahmah
2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang email: gian.kurniadi@yahoo.com 
 Abstract
This paper discusses the application of applications for media transfer activities at Kantor Dina Perpustakaan dan Kearsipan Kota Sungai Penuh.
 
The objectives of writing this paper are: (1) to find out how to apply  Arterial archive applications, (2) to find out the constraints faced, (3) and  find out the efforts made by Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan in overcoming obstacles . The research method used is descriptive method, where the author describes the facts that occur during research activities.
 
First, in the field of archives, archivists are required to be able to obtain information easily, quickly, precisely and accurately and to maintain and maintain the physical condition of the archive to be safe and not easily damaged.
 
The application of the Arterial archive application can assist in answering the demands given to the archivists.
 
The stages in the application of Arterial archive applications include: the preparation, installation, and operation stages.
 
Second, the obstacles faced in implementing applications such as lack of archivist competence in the field of technology, especially computers, facilities and infrastructure that are less supportive in the application of electronic archive applications such as the unavailability of a scan engine for archival media transfer activities.
 
Third, several efforts were made such as: increasing archivist competence by attending trainings.
 
To  fulfill all the equipment needed in the application of the archive application, the loan is first made up to the procurement of equipment.
Keyword:
media transfer, archive, arteri.
 A. Pendahuluan
Setiap aktivitas ataupun kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, baik itu instansi pemerintah, swasta maupun perorangan, senantiasa menciptakan arsip. Arsip yang
1
Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode Desember 2018.
2
 
Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang.
 
Penerapan Aplikasi Arteri untuk Kegiatan Alih Media Arsip di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Sungai Penuh
 – 
 Gian Kurniadi, Elva Rahmah
 
34
tercipta tersebut bisa saja berupa naskah dalam bentuk corak yang beragam, baik itu dalam bentuk kertas, kartografi dan kearsitekturan, audiovisual (foto, video, film, kaset dan sejenisnya) serta elektronik maupun digital. Semua naskah dalam bentuk corak apapun tersebut berdasarkan fungsi dan nilai kegunanya perlu disimpan dan dikelola secara efektif dan efisien sehingga pada suatu saat dapat diketemukan kembali secara cepat, tepat, utuh dan lengkap. Bagi setiap organisasi, keberadaan arsip dengan informasi yang dimilikinya merupakan tulang punggung manajemen organisasi. Arsip merupakan sumber acuan organisasi, baik pada saat sebelum maupun sesudah melakukan kegiatan. Informasi yang terekam dalam arsip merupakan informasi yang berharga yang tidak hanya digunakan untuk merencanakan suatu kegiatan. Arsip pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam dua bagian besar.
Pertama
adalah arsip berbasis kertas atau disebut juga dengan arsip konvensional,
kedua
arsip yang berbasis nonkertas disebut dengan arsip media baru yaitu arsip yang berisi informasi yang direkam dalam bentuk elektronik yang menggunakan peralatan khusus. Sebelum masuk ke dalam penjelasan arsip elektronik, penulis akan menjelaskan tentang arsip terlebih dahulu. Arsip Nasional Republik Indonesia (2000: 3) menjelaskan bahwa arsip merupakan informasi terekam pada media tertentu dan keberadaannya lahir sebagai bukti pelaksanaan fungsi instansi atau organisasi bersangkutan. Keberadaan arsip sebenarnya mencerminkan suatu edaran informasi pelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi yang memiliki pengaturan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwahsanya arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2009: 8) fungsi asip antara lain: (a) mendukung proses pengambilan keputusan, (b) menunjang proses perencanan, (c) mendukung pengawasan, (d) sebagai alat pembuktian, (e) memori perusahaan, (f) arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Menurut Sulistyo-Basuki (1996: 13-17) arsip juga berfungsi sebagai (a) membantu pengambilan keputusan, (b) menunjang perencanaan, (c) mendukung pengawasan, (d) sebagai alat pembuktian, (e) emori perusahaan, (f) melestarikan ingatan lembaga/instansi, (g) efesiensi lembaga/instansi, (h) menyediakan informasi produk, (i) sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, (j) sebagai rujukan historis, (k) menyediakan informasi personalia, keuangan, dan sejenisnya, (l) memelihara aktivitas hubungan masyarakat, (m) arsip juga digunakan untuk kepentingan politik, (n) untuk pendidikan, (o) untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani, dan (p) untuk menelusur silsilah.
 
 Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Vol. 7, No. 2, Desember 2018, Seri A
35
Berdasarkan Bab II Pasal 3 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: (a) menjamin terciptanya kegiatan yang dilakukan arsip oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organiasasi kemasyarakatan, dan perseorangan serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional, (b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebaga alat bukti yang sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, (d) menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan (h) meningkatkan kualitas layanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Sugiarto (2015: 10) menjelaskan bahwa arsip dibedakan menajdi beberapa jenis, yaitu: (a) arsip menurut subjek atau isinya, seperti: arsip kepegawaian, keuangan, pemasaran pendidikan; (b) arsip menurut bentuk dan wujud fisik, seperti: surat, pita rekaman microfilm disket,
compact disk 
 (CD); (c) arsip menurut nilai atau kegunaanya, seperti: arsip bernilai informasi, hukum, administrasi, sejarah, keuangan, pendidikan; (d) arsip menurut sifat kepentingannya, sepeti; arsip tidak berguna (
nonesensial 
), arsip berguna, arsip penting, arsip vital; (e) arsip menurut fungsinya, seperti: arsip dinamis dan statis; (f) arsip menurut tempat/tingkat pengelolaanya, seperti: arsip pusat, dan arsip unit; (g) arsip menurut keasliannya, seperti: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan; (h) arsip menurut hukum, seperti: arsip otentik, dan arsip tidak otentik. Barthos (2014: 2) menjelaskan bahwa pentingnya arsip ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu, arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Menurut Sugiarto (2014: 28) pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan informasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dan organisasi yang bersangkutan. Menurut Wursanto (2001: 22) sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Menurut Amsyah (2003: 71) sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
 
Penerapan Aplikasi Arteri untuk Kegiatan Alih Media Arsip di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Sungai Penuh
 – 
 Gian Kurniadi, Elva Rahmah
 
36
Menurut Mulyono (2011: 6) dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam 4 golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilihan dalam penyimpanan maupun penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini: (1) Arsip tidak penting, (2) Arsip Biasa, (3) Arsip penting, (4) Arsip sangat penting. Widjaja (1990: 103) sistem penyimpanan arsip merupakan suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan arsip sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat. Maulana (1996: 13) menjelaskan alat-alat kearsipan dapat digolongkan menjadi tiga golongan besar yang meliputi: (1) alat-alat penerimaan surat-surat, (2) alat-alat penyimpanan surat-surat, (3) alat-alat pelaksanaan korespondensi dan reproduksi. Dismping tiga golongan itu, juga diperlukan alat pembantu, yakni alat-alat untuk memelihara dan alat-alat untuk transport. Martono (1994: 35) menjelaskan peralatan arsip yang digunakan untuk penataan berkas arsip yaitu: (1)
Folder 
 adalah alat yang digunakan untuk tempat arsip, (2) sekat (
 guide
) adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masa (
 primer 
) dengan rinciannya (
sekunder
dan
tersier 
), (3) rak lemari terbuka adalah tempat untuk menyimpan arsip yang fisiknya seukuran surat, (4)
 filling cabinet
terbuat dari metal dengan laci yang beraneka ragam, ada empat atau dua laci yang memudahkan penggunaannya dan menghindari kerusakan fisik arsip, (5)
rotary
(alat penyimpan berputar) digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak memerlukan banyak tenaga. Amsyah (2005: 212) penilaian arsip dilakukan agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di
 file
aktif dan
 file
inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke Arsip Nasional. Criteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED, singkatan dari
 Administrative Value
(Nilai Administrasi),
Legal Value
(Nilai Hukum),
Financial Value
(Nilai Uang),
Research Value
(Nilai Penelitian),
Education Value
(Nilai Pendidikan),
Documentary Value
(Nilai Dokumentasi). Arsip elektronik atau sering juga disebut arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses perubahan arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat computer yang dibantu dengan perangkat
scanner 
 kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk
 file-file
 dilengkapi dengan
database
yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokkan, dan penamaan
 file-file
hasil alih media. Menurut Minarni (dalam Mulyadi 2016: 218) jenis-jenis arsip elektronik diantaranya: (1)
File
Teks. Teks adalah informasi yang ditulis sebagai
 frase
/ kalimat, dihasilkan oleh program pengolah data atau perangkat lunak lainnya, (2)
File
Data. Terdiri dari kumpulan karakter yang lebih terstruktur, terbagi atas
 field 
 dan ruas. Contoh: Data karyawan yang terdiri dari nama, NIP, alamat, dan lain-lain, (3)
File
Citra (
image
).
of 9